Vào năm 1918, Charles M. Schwab là một trong những người giàu nhất thế giới. Schwab là chủ tịch tập đoàn thép Bethlehem, công ty đóng tàu lớn nhất và nhà sản xuất thép lớn thứ 2 nước Mỹ vào thời điểm đó. Nhà phát minh đại tài Thomas Edison nhắc đến Schwab với cái tên “master hustler” (Tạm dịch: Bậc thầy kiếm tiền). Ông luôn không ngừng tìm kiếm lợi thế cạnh tranh để vượt qua đối thủ. Một ngày nọ năm 1918, với mong muốn nâng cao hiệu quả của đội ngũ điều hành và tìm ra cách để hoàn thành công việc tốt hơn (ý là quản lý thời gian tốt hơn), Schwab đã gặp nhà tư vấn năng suất rất được tôn trọng lúc ấy, Ivy Lee.
Lee là một doanh nhân tự thân thành công và được biết đến rộng rãi như là người tiên phong trong lĩnh vực quan hệ công chúng (PR). Trong buổi gặp, Schwab đã mời Lee vào văn phòng của mình và nói: “Hãy chỉ cho tôi cách để hoàn thành được nhiều việc hơn.”
“Hãy cho tôi 15 phút với mỗi Giám đốc điều hành của anh,” Lee đáp.
“Tôi phải trả cho anh bao nhiêu?”, Schwab hỏi.
“Chẳng cần đâu. Trừ phi chúng không đem lại hiệu quả. Sau 3 tháng, anh có thể gửi cho tôi một tờ séc với khoản tiền mà anh cảm thấy xứng đáng với tôi”. Và Ivy Lee chính là phương pháp quản lý thời gian hiệu quả mà ông đã chia sẻ với đội ngũ quản lý của Schwab
Trong mỗi 15 phút với từng Giám đốc điều hành, Lee giải thích phương pháp đơn giản của mình để tối ưu hóa năng suất làm việc lên mức cao nhất:
- Cuối mỗi ngày làm việc, hãy viết ra 6 điều quan trọng nhất bạn cần hoàn thành vào ngày hôm sau. Đừng viết ra nhiều hơn 6 công việc.
- Xác định thứ tự ưu tiên của 6 công việc theo mức độ quan trọng thực sự của chúng.
- Ngày hôm sau khi đến văn phòng, hãy chỉ tập trung vào công việc đầu tiên. Hãy làm cho đến khi hoàn thành rồi mới chuyển sang công việc thứ hai.
- Tuân thủ quy tắc này cho đến khi bạn hoàn thành cả 6 công việc. Vào cuối ngày, chuyển những công việc chưa hoàn thành vào danh sách 6 công việc của ngày hôm sau.
- Lặp đi lặp lại quy trình này cho mỗi ngày làm việc.
Phương pháp này nghe có vẻ đơn giản nhưng Schwab và ban điều hành của ông tại Bethlehem quyết định thử. Ba tháng sau, Schwab vô cùng vui mừng về sự tăng trưởng của công ty. Ông đã mời Lee đến văn phòng và viết một tấm séc 25,000 USD (vào thời điểm đó tương đương 440 000 USD ở thời điểm hiện tại) để cảm ơn.
Phương pháp Ivy Lee dành sự ưu tiên cho danh sách công việc này nghe có vẻ rất đơn giản. Vậy điều gì khiến nó có thể tạo ra những kết quả tuyệt vời đến vậy?
Dưới đây là những điều khiến phương pháp này đem lại hiệu quả:
Nó đủ đơn giản để dễ dàng áp dụng. Nhiều người cho rằng phương pháp kiểu này quá cơ bản, không giải quyết được sự phức tạp và những vấn đề khác trong cuộc sống. Điều gì xảy ra nếu có trường hợp khẩn cấp? Liệu có thể áp dụng công nghệ mới nhất để tạo ra những lợi thế tốt nhất?
Tuy vậy thì sự phức tạp thường lại là một điểm yếu vì nó khiến mọi chuyện khó đi theo đúng hướng. Vì thế mà những tình huống khẩn cấp và không mong đợi sẽ tăng lên. Cố gắng bỏ qua chúng nhiều nhất có thể, chỉ đối mặt khi bạn không còn cách nào khác và cố gắng quay lại dành sự ưu tiên cho danh sách công việc quan trọng càng sớm càng tốt.
Phương pháp này giúp loại bỏ những mâu thuẫn khi bắt đầu. Chướng ngại vật lớn nhất ngăn bạn hoàn thành công việc là bắt đầu chúng. Phương pháp của Ivy Lee buộc bạn phải quyết định công việc đầu tiên phải làm vào buổi tối ngày hôm trước. Nếu đã quyết định vào hôm trước, bạn sẽ không lãng phí 3-4 tiếng để phân vân xem mình cần làm gì trước. Bạn chỉ cần thức dậy, đến văn phòng và bắt đầu làm việc ngay lập tức. Đơn giản nhưng vô cùng hiệu quả. Sự khởi đầu đóng vai trò quan trọng giống như sự thành công trong tất cả mọi việc.
Phương pháp đòi hỏi bạn tập trung vào từng công việc. Con người hiện đại luôn thích làm nhiều việc cùng lúc. Rất nhiều người tin rằng việc đa nhiệm, bận rộn sẽ đồng nghĩa với đang hoàn thành tốt công việc. Điều ngược lại mới thực sự đúng. Càng có ít sự ưu tiên thì càng mang lại được kết quả tốt hơn.
Nếu nghiên cứu các chuyên gia hàng đầu trong bất kể lĩnh vực nào (như vận động viên, nghệ sĩ, nhà khoa học, giáo viên, CEO,…), bạn sẽ nhận thấy có một tính cách mà tất cả họ đều có: Sự tập trung. Lý do thì rất đơn giản. Bạn không thể hoàn thành xuất sắc công việc nếu cứ liên tục chia thời gian của mình theo hàng tá cách khác nhau. Muốn trở thành bậc thầy, trước hết bạn cần tập trung và kiên định trước.
ST
