Giật mình khi thấy quả cà chua của mình dùng nhiều đến mức mòn hết cả số :). Pomodoro là một phương pháp quản lý thời gian cực kỳ thú vị mà bản thân mình đã sử dụng nhiều năm, đặc biệt khi cần tập trung làm việc sâu và chú tâm vào một việc quan trọng, loại bỏ hoàn toàn mọi xao lãng. Trong một thời đại mà mỗi một con người ta có quá nhiều việc cần phải làm, và cùng với đó là rất nhiều áp lực đè nặng lên tâm trí của mỗi con người, làm thế nào để quỹ thời gian tròn một ngày chỉ có 24 giờ mang lại nhiều giá trị nhất? Phương pháp quản lý thời gian pomodoro chính là chìa khóa tuyệt vời. Vậy, pomodoro là gì? Hãy cùng tôi tìm hiểu nhé!
Pomodoro là gì? Pomodoro theo tên tiếng anh đầy đủ của nó là Pomodoro Technique. Đây là một phương pháp dùng để quản trị thời gian nâng cấp tối đa được một sự tập trung nhất định trong công việc và nó được giới thiệu bởi Francesco Cirillo – CEO và Pomodoro được cho là của 1 công ty phần mềm người Ý vào những năm 1980.
Năm 1980, khi còn là sinh viên, Francesco Cirillo – CEO của 1 công ty phần mềm người Italia đã nhận thấy sự tập trung của mình thường giảm mạnh sau 1 khoảng thời gian và khi đó ông rất khó để giải quyết các bài tập. Sau đó Francesco Cirillo đưa ra giải pháp nghỉ ngắn giữa các phiên làm việc thay vì làm việc 1 thời gian dài liên tục.
>> Đọc thêm: Kỹ năng quản lý thời gian
Francesco Cirillo – Cha đẻ của phương pháp Pomodoro
Ông đưa ra cách thức làm việc (học tập) tập trung cao trong thời gian 25 phút sau đó nghỉ ngắn 5 phút và lại bắt đầu 1 phiên làm việc 25 phút mới. Mỗi phiên làm việc 25 phút này, Francesco Cirillo gọi là 1 Pomodoro.
Và ở trong tiếng Ý thì Pomodoro có nghĩa là cà chua, nguyên nhân tạo ra phần mềm này là do Francesco Cirillo ông đã sử dụng một chiếc đồng hồ có hình quả cà chua để theo dõi thời gian của mình khi sáng tạo ra phương pháp này.
Trên một thực tế thì hầu như tất cả mọi người đề làm việc kém hiệu quả vì mất đi sự tập trung của bản thân. Theo một nghiên cứu thì khi chúng ta đang rất tập trung để làm một điều gì đó mà có một việc khác xem vào (ví dụ: Đang tập trung viết content mà lại đi nghe điên thoại) thì cần ít nhất phải 15 phút để lấy lại được sự tập trung ban đầu cho công việc.
>> Xem thêm: Lịch 168 – Bí mật sắp xếp thời gian hiệu quả trong 1 tuần
Tại sao nên dùng Pomodoro?
Nếu bạn muốn nâng cao hiệu suất làm việc của mình, hay cảm thấy mình đã dành rất nhiều thời gian vào công việc mà hiệu quả chưa cao thì bạn nên áp dụng Pomodoro. Dưới đây là 8 lý do bạn nên dùng Pomodoro để quản lý quỹ thời gian của mình:
- Pomodoro sẽ giúp chúng ta loại bỏ cảm giác mệt mỏi
- Giúp cho chúng ta tăng cường thêm sự tập trung và quản lý tốt được sự xao nhãng trong công việc của mình
- Nâng cao hơn sự nhận thức đối với các quyết định của chính bản thân
- Động lực làm việc luôn được tăng cao và Pomodoro nó sẽ giúp bạn duy trì được nguồn động lực đó
- Pomodoro sẽ củng cố thêm cho bạn quyết tâm để thực hiện công việc và mục đích mà bạn đề ra lúc đầu
- Ước lượng được sự thông minh và chính xác trong thời gian bạn cần dùng để hoành thành xuất sắc được công việc đã đề ra
- Hoàn thành các công việc tốt hơn
- Pomodoro còn giúp bạn cân bằng và ổn định cuộc sống
Làm thế nào để áp dụng phương pháp Pomodoro?
Pomodoro là 1 phương pháp quản trị thời gian để nâng cao tối đa sự tập trung trong công việc. Trong tiếng Ý, Pomodoro có nghĩa là quả cà chua.
5 bước để thực hiện phương pháp Pomodoro như sau:
- Quyết định công việc sẽ làm.
- Thiết lập bộ đếm thời gian cho phiên làm việc Pomodoro. Theo truyền thống, 1 Pomodoro = 25 phút (Đôi khi, bạn sẽ nghe nói đến Pomodori – Pomodori là số nhiều của Pomodoro)
- Tập trung làm 1 việc duy nhất đã định cho đến khi đồng hồ báo hết Pomodoro.
- Nghỉ ngắn từ 3 – 5 phút giữa các Pomodoro.
- Sau 4 phiên Pomodoro thì nghỉ dài hơn từ 15 – 30 phút.
Các nguyên tắc cần tuân thủ khi áp dụng phương pháp Pomodoro
- Trong một pomodoro nhất định nào đó thì quy trình của nó sẽ vào khoảng 25 phút và nghỉ ngơi 5 phút, còn nếu như với một lý do nào đó, bạn buộc phải bắt buộc gián đoạn công việc mình đang làm thì pomodoro sẽ được tính lại từ đầu, sẽ không có kiểu 1/2 hay 2/3 Pomodoro.
- Trong thời gian đã quy định thì chỉ nên làm một công việc duy nhất với 100% thời gian đã định ra ban đầu
- Nếu công việc của bạn xong trước khi Pomodoro đã định ra, thì bạn nên dùng thời gian còn lại để kiểm tra công việc, tối ưu hóa các công việc cho đến hết Pomodoro đã được định ra lúc đầu
- Trong khoảng thời gian nghỉ ngơi từ 5 phút đến 10 phút, thì bạn nên có một sự nghỉ ngơi nghiêm túc. Hãy nhắm dôi mắt, thư gián, nghe nhạc, uống nước, thiền, sắp sếp lại khu vực làm việc, đi loanh quanh trong phòng và những công việc làm nhỏ không tên khác và không yêu cầu đến sự tư duy nhiều. Khi mà nghỉ ngơi thì tuyệt đói tránh những thứ có liên quan đến internet, facebook, mạng xã hội…vì đây là những vấn đề sẽ gây kích thích cho sự hung phấn của bạn, nhưng bản chất của nó vẫn làm cho bộ não bạn mệt mỏi.
Pomodoro phù hợp với đối tượng nào?
Về nguyên tắc cơ bản, phương pháp Pomodoro quả cà chua này phù hợp với tất cả mọi người khi cần làm việc tập trung trong một giai đoạn nhất định. Bên cạnh đó, phương pháp này cũng sẽ phù hợp với một số đối tượng sau:
Dân văn phòng: Bạn đang cảm thấy quỹ thời gian của mình khá dài nhưng làm việc không hiệu quả. Hãy chia nhỏ quỹ thời gian của mình để tập trung làm từng việc khi đã xong hãy chuyển qua làm việc khá. Khi đó bạn sẽ thấy một ngày làm việc của mình hiệu quả và năng suất hơn.
Nhà văn: Tạo ra động lực cho bản thân họ khi viết văn, giới hạn được sự xao nhãng trong việc sáng tác văn chương của họ, theo dõi được thời gian mà họ tiêu tốn ttrong quá trình soạn thảo, quá trình sáng tác văn chương. Giảm cho họ không bị đau cổ, đau lưng bằng việc họ sẽ đi lại, di chuyển nhẹ nhàng trong thời gian mà nhà văn nghỉ ngơi.
Lập trình viên: Những người làm lập trình viên khi áp dụng Pomodoro thì sẽ hạn chế cho họ việc gửi gmail trong một hoặc 2 Pomodoro trong mỗi một ngày để dành thời gian thực sự cho lập trình. Họ sẽ chia nhỏ được ra các nhiệm vụ lớn mà họ phải làm, xác định lại các nhiệm vụ cụ thể cần phải nhoàn thành trong quỹ thời gian ấy, dành ra được thời gian cho việc phát triển và tái cấu trúc mã nguồn, giảm đi được phần nào số lượng code xấu.
Các bậc phụ huynh: Áp dụng kỹ thuật Pomodoro vào để dạy con cái. Ví dụ như: Dọn dẹp đồ chơi mà mình đã bày ra trong quãng thời gian Pomodoro. Bạn hãy thưởng thêm cho con trẻ các quãng thời gian giải lao giữa các Pomodoro để giải tỏa được năng lượng, khả văn vận động của trẻ.
Sinh viên: Khi áp dụng phương pháp kĩ thuật Pomodoro thì sinh viên sẽ tăng được tốc độ học và đọc bài, theo dõi tốt các hệ thống bài tập, viết bài tốt, và chia nhỏ các nhiệm vụ học tập lớn ra như việc chia nhỏ việc hoàn thành bản báo cáo thực tập tốt nghiệp…
Phương pháp Pomodoro phù hợp cho tất cả mọi người muốn nâng cao hiệu suất làm việc
Tuy nhiên thì cũng không thể nói rằng kỹ thuật Pomodoro không thể không được sử dụng bởi những người làm trong nhiều lĩnh vực khác. Bất cứ một ai cũng có thể dùng phương pháp kĩ thuật Pomodoro khi đang có hiện tượng “bội thực” hay là đang rất rất nhiều việc đang chờ mình giải quyết xong và cảm thấy thật bực bội, bất lực trước hàng tá mớ hỗn độn công việc như vậy, không thể tập trung dù đã cố gắng và chỉ trong khoảng thời gian ngắn. Vậy thì hãy áp dụng phương pháp quả cà chua này, bạn sẽ thấy hiệu quả công việc của mình rõ rệt.
Thoát khỏi làm phiền thế nào khi đang tập trung 1 chu kỳ Pomodoro?
Chắc hẳn khi có những vấn đề gây phiền nhiễu trong lúc đang thực hiện phương pháp kĩ thuật Pomodoro thì thật là phiền phức và không thể tránh khỏi. Và đôi khi thì nó cần bản thân bạn phải chú ý và xử lý ngay lập tức, còn nếu như thường xuyên gặp phải các vấn đề bị phiền nhiễu trong quá trình Pomodoro thì có lẽ bạn phải nên xem lại kế hoạch làm việc của mình.
Cirillo đã có một đề xuất rằng ra chiến lược inform, negotiate, schedule and call back để có thể xử lý được triệt để vấn đề tương tự như thế này.
- Inform: Hãy thẳng thắn thông báo cho đồng nghiệp của mình nếu như họ đã làm bạn xao nhãng trong lúc làm việc
- Negotiate: Hãy ngồi lại và thương lượng cùng với đồng nghiệp của mình về quãng thời gian mà bạn sẽ dành ra để xủa lý, giải quyết những vấn đề mà họ đưa ra. Ví dụ như chỉ cần một câu nói: Anh có thể vui long chờ tôi khoảng 15 phút nữa được không?
- Schedule: Ngay lúc đó hãy cho mình ngay kế hoạch follow-up.
- Call back: Quay sang với vấn đề của đồng nghiệp khi mà bạn đã hoàn thành công việc của mình và đã trong tư thế sẵn sàng để xửa lý công việc kia.
Phần mềm nào để áp dụng phương pháp Pomodoro trên điện thoại và máy tính?
Khi ở nhà, cá nhân mình thích dùng nhất là quả đồng hồ pomodoro bằng thiếc. Nó cho mình cảm xúc rất thú vị và sự tập trung cao độ khi có thể đặt ngay đồng hồ quả cà chua bên cạnh bàn làm việc và lắng nghe những tiếng Tíc tắc Tíc tắc. Tuy nhiên, khi đi làm ở bên ngoài, thì mình cũng sử dụng các ứng dụng để thuận tiện di chuyển. Mình đã từng download và sử dụng qua nhiều ứng dụng khác nhau, và hiện tại chỉ sử dụng Focus Keeper. Không hẳn đó là phần mềm tối ưu nhất mà chỉ đơn giản là mỗi phần mềm đều có ưu điểm và nhược điểm riêng. Bạn có thể tùy chọn phần mềm nào đáp ứng được nhu cầu của mình thì càng tốt. Cá nhân mình thích những phần mềm thật đơn giản, cung cấp chính xác chức năng mà nó yêu cầu là tốt nhất. Đây cũng là cách để tránh đi các xao lãng không cần thiết.
Phần mềm Pomodoro: Focus to do – Pomodoro Timer & To Do List
Theo cảm nhận của mình thì nó cực tiện lợi và dễ sử dụng. Điểm mình thích ở Focus to do là nó có mục ‘Add a Task’ – To do List để các bạn lên kế hoạch. Mình có thói quen lên danh sách công việc cho mỗi ngày, theo thứ tự cấp bách, quan trọng giảm dần. Việc của mình sau đó là lựa chọn nhiệm vụ và mình ấn ‘Start’ cho đồng hồ chạy và tập trung làm việc thôi. Cứ hết một chu kì – 25 phút và thời gian nghỉ ngơi thì ứng dụng sẽ thông báo. Tất nhiên sau khi kết thúc các bạn nhớ bấm lại cho đồng hồ chạy nhé.:)
Bạn có thể điều chỉnh tùy biến ứng dụng: khoảng thời gian theo ý thích, âm thanh thông báo, xem lại lịch sử làm việc…Và ứng dụng này cũng cung cấp một hệ thống phân tích, đánh giá hiệu quả công việc để tạo động lực cố gắng cho bạn. Focus to do hổ trợ trên nhiều nền tảng: máy tính, điện thoại, iPad… đều được nhé.
Phần mềm Pomodoro: Brain Focus Productivity Timer
Phần mềm Pomodoro: Pomodoro Timer Lite
Phần mềm Pomodoro: Pomodoro Smart Timer
Ứng dụng web Pomodoro: Tomato-timer
Nếu bạn không thích cài đặt ứng dụng trên điện thoại hay latop mà chỉ thích sử dụng đồng hồ Pomodoro trên nền tảng Web thì Tomato-timer dành cho bạn. Giao diện thiết kế cực đơn giản, không quảng cáo. Để bắt đầu, bạn chỉ việc nhấn chọn Start. Sau khi hết 25 phút, nhấn tổ hợp Alt + S để thưởng cho mình 5 phút nghỉ giải lao. Bạn có thể lặp đi lặp lại vòng tuần hoàn này trong 8 tiếng làm việc tại văn phòng và bạn sẽ thấy mình làm được nhiều việc hơn nhưng lại không hề cảm thấy chán hay mệt mỏi như trước nữa.
Ngoài ra với những ai hoạt động trên nền tảng PC thì Tomighty, Powerpom Pomodoro chính là sự lựa chọn hoàn hảo hay Focus Timer (iOS) rất lý tưởng cho iPhone, iPad và còn rất rất nhiều ứng dụng khác nữa. Đây là những ứng dụng mình đã xài qua cũng như nhận được phản hồi tốt của nhiều người. Các bạn hãy cài đặt, trải nghiệm để tìm ra ứng dụng mình thấy yêu thích nhất nhé.
Nhận xét chung về phần mềm Pomodoro
Sử dụng Apps cho Pomodoro được xem là một cách làm khá nhanh chóng, dễ thực hiện và hoàn toàn miễn phí. Bạn chỉ cần tải về, cài đặt và sử dụng mà không cần chi trả bất kỳ khoản phí nào.
Là dân văn phòng và thường xuyên làm việc trên máy tính, điện thoại nên với mình sử dụng app là một cách làm tiện lợi, chỉ cần tải về và bật lên là có ngay đồng hồ Pomodoro cực xịn. Các ứng dụng Pomodoro hiện nay cũng được phát triển trên hầu hết các nền tảng điện tử đáp ứng nhu cầu của người dùng nên bạn tha hồ lựa chọn. Ngoài ra, các ứng dụng còn kèm theo nhiều chức năng bổ sung, cho phép chúng ta lựa chọn tùy chỉnh sử dụng.
Trên đời này chẳng có điều gì đạt điểm 10 tuyệt đối cả, và việc sử dụng Apps cho phương pháp Pomodoro cũng không ngoại lệ.
Ưu điểm:
- Dễ dàng tải xuống và sử dụng
- Hoàn toàn miễn phí
- Tiện lợi, nhất là đối với dân văn phòng, công nghệ
- Đếm giờ chính xác, không hỏng hóc
- Đa biến, nhiều tùy chỉnh cho quá trình sử dụng
Nhược điểm:
- Bạn cần sở hữu một thiết bị điện tử mới có thể sử dụng
- Dễ bị phân tâm, xao nhãng vào màn hình thiết bị điện tử trong quá trình làm việc.
Đồng hồ vật lý cà chua Pomodoro
Bên cạnh các ứng dụng thì việc sử dụng đồng hồ vật lý được xem là một phương pháp chính thống để tiếp cận Pomodoro. Trong đó, đồng hồ cà chua được biết đến như linh hồn mỗi khi nhắc đến Pomodoro. Vì thế hầu hết những tín đồ của Pomodoro ai cũng sở hữu một chiếc đồng hồ cà chua cho riêng mình.
Đồng hồ cà chua rất dễ tìm thấy tại các cửa hàng hiện nay. Với mình đồng hồ này cực dễ thương với màu đỏ tươi của quả cà chua ăn được nên rất sinh động, bắt mắt. Do đó ngoài chức năng đặt giờ thì chiếc đồng hồ cà chua còn có thể sử dụng như một món đồ chơi hay vật trang trí.
Ưu điểm:
- Nhỏ gọn, dễ sử dụng. Và đặc biệt có chức năng trang trí
- Đồng hồ cà chua được đánh giá cao về hiệu quả mang lại, không gây tác dụng phụ khi sử dụng trong thời gian dài và không gây xao lãng như ứng dụng trên điện thoại
- Dễ tìm, dễ mua, có ngay tại các cửa hàng hoặc mua trực tuyến
Nhược điểm:
- Tốn kém chi phí, tuy nhiên mức chi này không quá lớn. Chỉ với 40k là bạn có thể sở hữu một đồng hồ cà chua rồi đấy.
- Và tất nhiên nó không bền như app, có thể sẽ bị hỏng nếu lỡ tay.:(
- Nếu các bạn không thích chạy ‘tích tắc’ của đồng hồ như mình thì đây là điểm trừ.
- Khá bất tiện khi phải mang theo nếu muốn ra quán café làm việc.
Nên dùng đồng hồ cà chua hay ứng dụng Pomodoro?
Từ những đánh giá trên cũng có thể thấy mỗi phương pháp đều có những ưu nhược điểm riêng. Tuy nhiên sử dụng cách nào thì mang lại sự tối ưu nhất thì tùy vào điều kiện, địa điểm làm việc, sở thích, tính chất công việc của mỗi người.
Nếu bạn là người thường xuyên làm việc với công nghệ thì sử dụng Apps là một sự tiện lợi. Nhưng có những bạn không thích sử dụng điện thoại, laptop nhiều hay muốn sự tập trung cao độ thì đồng hồ quả cả chua lại là lựa chọn mình khuyên dùng.
Lời kết
Trên đây là những cảm nhận của mình, nói chung là quan điểm cá nhân. Có lẽ tùy từng người sẽ hợp với từng cái, nên đừng ngần ngại cài đặt, trải nghiệm để tìm ra một Pomodoro tối ưu nhất cho bản thân để nâng cao hiệu quả công việc nhé.
Cuối cùng, điều quan trọng cần nhớ là phương pháp Pomodoro đòi hỏi sự nỗ lực từ bản thân mỗi người rất cao và chỉ thực sự tác động tới cách bạn làm việc khi có cố gắng. Tuy nhiên, nếu kiên trì áp dụng, bạn chắc chắn sẽ nhận được kết quả. Chúc các bạn thành công.
Biên tập và điều chỉnh
