Phương pháp Quản lý thời gian có lẽ là thứ quản lý đặc biệt nhất, bởi, thời gian của tất cả mọi người trên thế giới này đều như nhau. Ai cũng có đủ 24h mỗi ngày. Không ai hơn và cũng không ai ít hơn người khác. Người có kỹ năng quản lý thời gian tốt không phải là người có nhiều hơn 24h mỗi ngày, mà là người tự quản lý bản thân họ tốt hơn những người khác.
Cách bạn sử dụng thời gian, chính là cách mà bạn đang sử dụng cuộc đời của mình. Vì cứ mỗi giây trôi qua là thời gian sống của bạn trên cuộc đời này giảm một giây.
Bài viết này, thực chất thường được tụi mình sử dụng để giúp cho anh chị chủ doanh nghiệp muốn nâng cao hiệu suất làm việc của bản thân mình và của đội ngũ. Vì vậy, để có được kết quả tốt nhất, mỗi người cần thực hành trong một khoảng thời gian đủ dài, ít nhất là trong vòng 30 ngày. Bạn có thể tham khảo thêm khóa học Hướng dẫn Thực hành 9 Bước Quản lý Thời gian Hiệu quả ở đây.
Phương pháp quản lý thời gian hiệu quả: Bước chuẩn bị: Khảo sát tình trạng hiện tại
Trước khi bắt đầu, hãy trả lời các câu hỏi bên dưới. Nếu như bạn cần thêm các góc nhìn khách quan, có thể trao đổi với bạn bè, đồng nghiệp hoặc sử dụng thêm các công cụ hỗ trợ như những bộ thẻ bài nhằm mở rộng góc nhìn.
Giờ hãy cùng ngồi xuống và trả lời 8 câu hỏi bên dưới nhé:
- Bạn có đang cảm thấy thiếu thời gian không?
- Điều gì khiến bạn đang trở nên bận rộn như vậy?
- Nếu tiếp tục cuộc sống như thế này, bạn sẽ trở thành người như thế nào sau 3-5 năm nữa?
- Nếu tiếp tục cuộc sống như thế này, bạn sẽ được gì và mất gì sau 3 -5 năm nữa?
- Ai là người bị ảnh hưởng nhiều nhất khi bạn không thay đổi cách quản lý thời gian của mình? Nó ảnh hưởng nghiêm trọng tới mức nào?
- Nếu bạn là người quản lý thời gian tốt, ai sẽ là người được hưởng lợi? Nó có đáng giá để bạn thay đổi không? Cuộc sống của bạn sau 5 năm nữa sẽ thế nào?
- Bạn đang nói những câu nào với mình hàng ngày và với người xung quanh về thời gian?
- Bạn có đang cảm thấy luôn bận rộn? Hay cảm thấy hối hận vì không làm đúng việc đề ra vào mỗi ngày?
Bất cứ bạn đang nói gì về thời gian, nếu nói là tiêu cực thì hãy đổi ngay, vì sự thật là, chúng ta là người tạo ra thời gian của mình. Và việc tạo ra thì luôn bắt đầu bằng ngôn từ và suy nghĩ của chúng ta. Bạn hoàn toàn có thể tạo ra một mối quan hệ tuyệt vời với thời gian của chính mình.
Bước 1: Dành cho mình những khoảng lặng
Phương pháp quản lý thời gian hiệu quả: Bước 1: Dành cho mình những khoảng lặng
Nếu bạn đang cảm thấy vô cùng bận rộn thì đây đúng là một bước tuyệt vời mà bạn cần phải bắt đầu. Ở bước này, bạn đơn giản chỉ cần chèn vào trong ngày khoảng 3-4 khoảng thời gian cố định để dừng lại và lắng nghe một bài nhạc.
Ngồi thiền hay tĩnh tâm một chút. Trong lúc pause, hãy hít thở thật sâu để bạn cảm thấy bình tĩnh lại, chậm lại và hiện diện ở nơi mà bạn đang ngồi.
Nhớ là bạn chỉ hoàn thành bước này nếu như bạn đã quen với nó và lặp lại thói quen này vài lần cũng như nhận thấy được sự thay đổi trong chính con người của bạn và cảm nhận của bạn về thời gian.
>> Xem hướng dẫn chi tiết trong bài học số 1 của khóa học này
Điều bạn nhận ra được sau khi hoàn thành bước này là gì?
Bước 2: Thay đổi ngôn từ
Phương pháp quản lý thời gian hiệu quả: Bước 2: Thay đổi ngôn từ nói về thời gian
Một khía cạnh mà bản thân chúng ta ít để ý đến là cách mà chính mình đang tự nói với mình về thời gian.
Hãy ngồi xuống và nhớ lại những từ ngữ hay câu chữ mà bạn hay nói về thời gian:
- Tôi không có đủ thời gian
- Tôi luôn bận rộn.
- Một ngày sao trôi đi nhanh quá.
- Chưa gì đã tới cuối tuần rồi…
- Tháng này trôi nhanh thế nhỉ, chưa làm được cái gì cả
- …
Những từ ngữ mà bạn thường dùng sẽ tạo ra một hiện thực chính xác như vậy. Hãy đổi lại và lặp lại ít nhất 02 lần mỗi ngày:
- Tôi tạo ra thời gian.
- Tôi có đủ thời gian như tôi mong đợi.
Ngay cả khi bạn chưa có được điều đó, cũng hãy cứ lặp lại liên tục, càng nhiều lần càng tốt. Xem video ngày số 2 dài 4 phút hướng dẫn chi tiết.
Cảm xúc của bạn và kết quả của bạn tới giờ này là gì?
Bước 3: Ghi lại nhật ký hoạt động
Phương pháp quản lý thời gian hiệu quả: Bước 3: Ghi lại nhật ký hoạt động
Lấy một cuốn sổ tay và ghi nhận lại mọi hoạt động mà bạn đang làm trong ngày. Thư giãn, chỉ đơn giản là cầm theo một cuốn sổ tay và cứ sau mỗi hoạt động bạn hãy ghi lại:
- Mình đã làm gì, bất bao lâu.
- Việc này có đáng làm không?
- Có giao lại được cho ai không?
- Có tự động hoá được không?
Nhớ là ghi lai mọi hoạt động, kể cả các hoạt động cho cá nhân. Hãy thực sự thành thật với bạn và ghi lại một cách cụ thể.
Điều bạn nhận ra được sau khi hoàn thành bước này là gì?
Bước 4: Tập trung vào điều quan trọng đối với bạn
Phương pháp quản lý thời gian hiệu quả: Bước 4: Tập trung vào điều quan trọng đối với bạn
Chọn ra 5 điều bạn đang quan tâm nhất trong cuộc đời của bạn. Đây là một bức tranh tổng thể cho cuộc đời của bạn.
Đây là ví dụ của tôi. Tôi quan tâm nhất tới:
- Gia đình bao gồm các mối quan hệ.
- Sức khoẻ.
- Sự phát triển bản thân.
- Làm thế nào để giúp cho nhiều doanh nghiệp hơn.
- Để lại một di sản cho cộng đồng và sự nghiệp của mình.
Vậy, đối với bạn, điều bạn quan tâm là gì?
So với trước đây, có điều gì thay đổi khi bạn hoàn thành bước này không?
Bước 5: Tập trung vào 3 điều quan trọng mỗi ngày
Phương pháp quản lý thời gian hiệu quả: Bước 5: Tập trung vào 3 điều quan trọng mỗi ngày
Hầu hết mọi người đều cảm thấy mệt mỏi khi họ có nhiều hơn 3 việc quan trọng phải hoàn thành trong ngày. Hãy cố gắng làm sao để mỗi ngày chỉ có 3 việc quan trọng thôi.
Nếu bạn hoàn thành các việc này rồi, lúc đó mới dành thời gian cho các việc khác.
Việc quan trọng nhất và khó nhất, hãy cố gắng hoàn thành trước buổi trưa. Đâu là 3 điều quan trọng với bạn ngày hôm nay?
Điều bạn nhận ra được sau khi hoàn thành bước này trong ít nhất 2 tuần là gì?
Bước 6: Sử dụng lịch làm việc
Phương pháp quản lý thời gian hiệu quả: Bước 6: Lập ra lịch làm việc
Hãy quên todo–list đi. Hãy áp dụng lịch làm việc và nếu có thể hãy thiết lập nó như là một thời khoá biểu, như khi mà bạn còn đi học ấy. Đây là cách mà những người rất thành công đang làm. Nếu bạn đưa một việc nào đó vào lịch, cũng đồng nghĩa với việc bạn sẽ ước lượng luôn thời gian hoàn thành cho nó. Có thể ban đầu bạn sẽ gặp khó khăn trong việc ước lượng, nhưng cứ làm từng bước, cải thiện cả kỹ năng lẫn khả năng ước lượng của mình qua mỗi ngày thì mọi việc sẽ ổn thôi.
Ít thôi, nhưng cứ mỗi tuần hãy đưa thêm một vài việc vào lịch và cố định nó, và biến nó thành thói quen. Vậy đâu là cách để xây dựng một lịch làm việc tuần hiệu quả?
Điều bạn nhận ra được sau khi hoàn thành bước này là gì?
Bước 7: Giao việc và tự động hóa
Phương pháp quản lý thời gian hiệu quả: Bước 7: Giao việc và Tự động hóa công việc
Đây là bước rất thú vị. Nó có thể giúp bạn có thêm rất nhiều thời gian nhưng cũng là bước mà sự chần chừ của bạn sẽ trở nên cao nhất. Lý do có thể là bạn đã không sẵn sàng mạo hiểm để giao việc của mình cho người khác hoặc sợ tốn tiền. Hãy tự hỏi mình:
- Một giờ của bạn đáng giá bao nhiêu?
- Một giờ của một nhân viên bạn sẽ thuê sẽ là bao nhiêu?
Hãy thử giao 1-2 việc trước. Bài tập này cực kỳ thú vị, và tôi có hẳn một video dài khoảng 10 phút tính toán chi tiết để giúp bạn hiểu rõ một giờ của mình đáng giá bao nhiêu. Một giờ của nhân sự đáng giá bao nhiêu và cái giá phải trả nếu chúng ta làm sai việc. Tham khảo ngay video ngày thứ 7 trong khóa học.
Điều bạn nhận ra được sau khi hoàn thành bước này là gì?
Bước 8: Tìm kiếm người đồng hành
Phương pháp quản lý thời gian hiệu quả: Bước 8: Tìm cho mình một người đồng hành
Hãy tìm cho mình một người hỗ trợ và theo sát bạn để đảm bảo bạn sẽ hoàn thành những gì mà mình viết ra. Đó có thể là nhân viên, có thể là người huấn luyện cũng có thể là một đồng nghiệp hay người thân của bạn.
- Người đồng hành với tôi là ai?
- Anh ấy/Cô ấy sẽ giúp tôi điều gì?
- Bạn đã có cho mình một người đồng hành chưa? Nếu chưa thì điều gì đang ngăn cản bạn đạt được thành công nhanh hơn?
>> Tìm hiểu hơn về cách tìm một người đồng hành ở đây.
Điều bạn nhận ra được sau khi đi cùng với người đồng hành từ 1-2 tuần là gì?
Bước 9: Cải thiện mỗi ngày
Phương pháp quản lý thời gian hiệu quả: Bước 9: Cải thiện mỗi ngày
Bạn là con người, không phải là robot. Hãy bỏ ngay ý nghĩ mọi việc sẽ hoàn hảo ngay lập tức. Cứ mỗi ngày, mỗi tuần trôi qua bạn chỉ cần cải thiện một chút thôi là được rồi.
Chúc mừng, bạn đã hoàn thành việc quản lý thời gian của mình. Hãy tiếp tục cải thiện mỗi ngày nhé.
Điều bạn nhận ra được sau khi hoàn thành quy trình này là gì?
Như vậy, chúng ta đã trải qua quy trình 9 bước để có một phương pháp quản lý thời gian hiệu quả. Hãy áp dụng nó thường xuyên và trong một thời gian đủ dài để có được những kết quả đột phá bạn nhé. Bạn hãy tìm hiểu ngay về khóa học online hướng dẫn thực hành 9 bước quản lý thời gian hiệu quả bên dưới để thực sự biến những kiến thức và thông tin trong bài viết này trở thành năng lực của bạn và đội ngũ của bạn:
PS: Nếu bạn muốn áp dụng triệt để tại doanh nghiệp của mình để nâng cao hiệu suất 300%, hãy đặt lịch hẹn tư vấn 1-1 với tôi.
>> Đọc thêm: Quản lý Thời gian Hiệu quả
Donnie
