Deep Work của tác giả Cal Newport là một cuốn sách đầy cuốn hút đề cập đến những lợi ích và các bước đi thực tế giúp bạn có thể làm việc một cách sâu hơn. Cuốn sách này đề cập đến 2 khái niệm đáng chú ý đó là Deep Work và Shallow Work. Deep work chính là một phương pháp quan trọng để quản lý thời gian hiệu quả.
Không giống như Shallow Work – thứ mà chỉ mang đến cho bạn ấn tượng sai lầm về năng suất công việc, Deep Work còn có lợi hơn nhiều đối với việc cải thiện năng suất (productivity) và nhận được những kết quả bạn muốn. Đây chính là phương pháp quản lý thời gian cực kỳ hiệu quả mà bạn sẽ muốn áp dụng.
Tóm tắt cuốn sách trong 3 câu:
Deep Work ám chỉ những công việc đòi hỏi sự tập trung cao độ về mặt nhận thức mà không có bất cứ sự phân tán nào cả, đồng thời phải nỗ lực hết mình để rèn luyện kỹ năng.
Shallow Work ám chỉ những công việc có tính logic, lặp đi lặp lại và không đòi hỏi sự tập trung cao độ.
Deep Work giống như một anh chàng siêu nhân trong nền kinh tế thế kỷ 21 ngày càng cạnh tranh.
Giả thuyết về Deep Work: Khả năng thực hiện Deep Work ngày càng hiếm trong khi nó ngày càng có giá trị trong nền kinh tế hiện nay. Hệ quả, số ít người tích lũy được kỹ năng này và biến nó trở thành mấu chốt trong công việc của họ sẽ rất thành đạt.
Cuốn sách này có 2 mục tiêu, được chia làm 2 phần. Phần 1 nhằm thuyết phục bạn rằng giả thuyết về Deep Work là đúng. Phần 2 giới thiệu đến bạn một số cách để tận dụng Deep Work bằng cách huấn luyện não bộ và chuyển đổi thói quen làm việc sang hướng đặt
Deep Work ở trung tâm của sự nghiệp.
Tuy nhiên, trước khi đi sâu vào tìm hiểu Deep Work, cũng cần phải nhấn mạnh rằng có rất nhiều người đã áp dụng Deep Work bằng cách này hay cách khác. Chẳng hạn:
Tổng thống Mỹ Barrack Obama, thường được mọi người gọi là “cú đêm”, luôn cố định thời gian Deep Work vào buổi tối ở văn phòng của ông để đọc sách, viết các bài diễn thuyết, kiểm tra tài liệu và suy nghĩ. Ông hoàn thành mọi thứ vào đêm khuya – lúc mà ông có thể dành sự tập trung hoàn toàn cho những công việc này.
Nhà tâm lý học nổi tiếng Carl Jung rất thích tách mình khỏi thế giới, ông đã xây dựng một ngôi nhà bằng đá ở Thụy Sĩ – nơi mà ông dành để ngẫm nghĩ và viết. Trong cuốn hồi ký của mình, Jung cũng công nhận rằng “thoát khỏi thế giới” là điều rất quan trọng giúp ông cảm thấy thỏa mãn, cảm thấy đủ và thư thái.
Phần 1: Ý tưởng
Chương 1: Deep Work giá trị
Có hai nhóm người có tiềm năng thành công trong nền kinh tế số (Digital Economy) đầy hỗn loạn này: một là những người có thể làm việc với những cỗ máy thông minh (trí thông minh nhân tạo) và hai là những người là ngôi sao trong lĩnh vực của họ. Đâu là bí mật để có chỗ đứng trong hai nhóm người hấp dẫn này? Có hai khả năng cần thiết sau:
- Khả năng làm chủ nhanh chóng những thứ khó, hóc búa.
- Khả năng làm việc ở một mức độ xuất sắc, xét về cả chất lượng lẫn tốc độ.
Hai khả năng cốt lõi này phụ thuộc vào khả năng làm việc Deep Work. Nếu bạn không thể làm chủ chúng thì bạn không thể nào chinh phục được những thứ khó hơn hay trở thành một người xuất sắc trong lĩnh vực của bạn.
Để nhanh chóng học được những thứ phức tạp, khó, bạn buộc phải tập trung cao độ mà không để bị phân tán. Hay nói cách khác, học là một hành động Deep Work. Nếu cảm thấy thoải mái khi làm việc “sâu” như vậy, bạn sẽ thoải mái làm chủ những hệ thống và kỹ năng ngày càng phức tạp nhưng cần thiết để thành công. Ngược lại, nếu bạn là người cảm thấy khó chịu khi làm việc tập trung cao độ thì bạn không nên mong đợi rằng những hệ thống và kỹ năng này sẽ dễ dàng với bạn.
Làm việc chất lượng, hiệu quả = (Thời gian bỏ ra làm việc) x (Cường độ tập trung)
Để làm việc ở mức độ “đỉnh”, bạn cần làm việc trong một lượng thời gian đủ với sự tập trung hoàn toàn vào một nhiệm vụ mà không có bất kỳ sự phân tán nào cả. Nghĩa, cách thức làm việc mà tối ưu hóa năng suất của bạn đó là Deep Work. Nếu không thoải mái làm việc “sâu” trong thời gian như vậy thì sẽ khó đạt được năng suất tốt đa, cả về chất lượng lẫn số lượng – điều mà cực kỳ quan trọng giúp bạn thành công trong sự nghiệp.
Chương 2: Deep Work cực kỳ hiếm
Những xu hướng lớn trong kinh doanh hiện nay trực tiếp làm giảm khả năng làm việc Deep Work, bất kể những lợi ích đầy tiềm năng của các xu hướng này (chẳng hạn như khả năng vô tình phát hiện ra điều gì đó giá trị ngày càng tăng, xử lý nhanh với các yêu cầu, nhiều thứ được công khai hơn…) được tranh cãi là đã bị giảm bởi những ích lợi có được từ cam kết làm việc Deep Work (chẳng hạn, khả năng học hỏi những thứ phức tạp nhanh hơn và tạo ra kết quả tốt hơn).
Khi bạn chuyển từ công việc A sang công việc B, không phải ngay lập tức sự chú ý của bạn cũng chuyển đổi. Thường vẫn còn một chút chú ý đến công việc trước đó, đặc biệt nếu công việc đó không có giới hạn hoặc không đòi hỏi nhiều nỗ lực. Thậm chí, kể cả khi bạn đã bắt đầu làm công việc B thì sự chú ý của bạn dường như vẫn bị tách làm đôi.
Vậy làm thế nào để có thể làm việc sâu “Deep Work”?
Phần 2: Các quy tắc
Quy tắc 1: Làm việc thật sâu
Chìa khóa để làm việc Deep Work đó là phát triển những thói quen và “nghi thức” nhỏ, biến chúng thành các hoạt động hàng ngày của bạn nhằm mục đích tối thiểu lượng ý chí cần thiết để chuyển đổi công việc và duy trì sự tập trung không bị gián đoạn. Chẳng hạn, nếu vào một buổi chiều không muốn làm việc, chỉ ngồi lướt web, bạn đột nhiên quyết định chuyển sang làm một công việc đòi hỏi phải suy nghĩ, tư duy nhiều thì lúc này lượng ý chí cần để chuyển đổi công việc sẽ rất lớn. Do vậy, bạn sẽ rất khó để có động lực làm việc. Ngược lại, nếu áp dụng chiến lược đúng đắn, chẳng hạn hình thành thói quen đặt ra thời gian và lựa chọn một nơi yên tĩnh để làm những công việc “sâu” (Deep Task) vào buổi chiều thì ý chí cần sử dụng để bắt đầu và duy trì công việc sẽ ít hơn. Do đó, trong tương lai bạn sẽ thành công hơn nữa với những nỗ lực làm việc sâu này.
Để tối ưu hóa khoảng thời gian làm việc Deep Work, bạn cần xây dựng các “nghi thức” cho ngày làm việc. Hãy quyết định:
Địa điểm và thời gian làm việc? Có thể là thư viện, phòng làm việc riêng hoặc bất cứ nơi nào bạn có thể tập trung.
Một khi bắt đầu làm việc, bạn sẽ làm việc như thế nào? Nghi thức cần các quy tắc và quá trình để duy trì nỗ lực. Chẳng hạn, bạn sẽ cấm mình không được sử dụng Internet hay cứ làm 25 phút lại nghỉ 5 phút (phương pháp Pomodoro).
Bạn sẽ hỗ trợ công việc của mình như thế nào? Nghi thức cần đảm bảo bộ não nhận được sự hỗ trợ để nó có thể làm việc ở mức độ sâu nhất. Chẳng hạn, để bắt đầu công việc, bạn có lẽ cần một tách cafe hoặc ăn những món ăn bạn yêu thích để bổ sung năng lượng hoặc đi dạo bên ngoài một chút để đầu óc thảnh thơi.
Quy tắc 2: Đối mặt sự chán nản
Một khi bộ não đã quen với những phân tán liên tục thì thật khó để trốn khỏi nó thậm chí khi bạn muốn tập trung. Chẳng hạn như thế này, bạn đang chờ một người bạn trong nhà hàng và trên đường đi tới đó, bạn đã lên kế hoạch rằng sẽ tranh thủ đọc một cuốn sách hay viết phần mở đầu cho bài luận lúc chờ đợi bạn đến. Thế nhưng, bạn không thể từ chối được cám dỗ mở điện thoại ra check tin nhắn hay lướt web ngay cả khi kế hoạch đã được bạn vạch sẵn cho bạn ngay từ trước khi đến.
Vậy phải làm thế nào? Hãy thử tập thiền hiệu quả: Mục tiêu của tập thiền hiệu quả đó là dành khoảng thời gian lúc bạn làm gì đó (nhưng không suy nghĩ linh tinh) – chẳng hạn như lúc đi bộ, lái xe hay tắm – và dồn sự chú ý vào một công việc rõ ràng, duy nhất. Tùy thuộc vào công việc của bạn, đó có thể là lên dàn ý cho một bài báo, soạn thảo một bài nói hay lập kế hoạch kinh doanh. Khi ở trạng thái thiền chánh niệm (Mindfulness Meditation), bạn buộc phải đưa sự chú ý của mình trở lại với vấn đề bạn đang suy nghĩ.
Quy tắc 3: Hạn chế sử dụng mạng xã hội
Điều này không có nghĩa là bạn phải ngưng sử dụng Internet. Tuy nhiên, nếu muốn phát triển thói quen làm việc sâu thì bạn buộc phải đấu tranh với cám dỗ truy cập Facebook, Twitter hay Instagram liên tục.
Hai chiến lược bạn có thể áp dụng như sau:
Thử ngưng truy cập mạng xã hội trong 30 ngày. Hết thời gian này, hãy hỏi bản thân 2 câu hỏi sau đây: (1) Trong 30 ngày đó, bạn có thấy bản thân mình tốt hơn lên so với lúc bạn dùng mạng xã hội thường xuyên không? (2) Những người bạn của bạn trên mạng xã hội có thực sự quan tâm tới việc bạn không vào Facebook hay Twitter trong 1 tháng đó không? (Có ai nhắn tin hỏi thăm bạn lý do tại sao bạn không “online” không?)
Đừng phụ thuộc vào Internet để giải trí, thư giãn. Nếu bạn làm điều gì đó ý nghĩa trong đời thực vào những lúc bạn rảnh rỗi để thư giãn thì bạn sẽ kết thúc một ngày với cảm giác thoải mái, hạnh phúc hơn và sẵn sàng để bắt đầu một ngày khác.
Quy tắc 4: Tối ưu hóa “Shallow Work”
Những công việc thuộc nhóm Shallow Work không thể tránh khỏi nhưng đừng để chúng ngốn hết năng lượng của bạn.
Hãy bắt đầu bằng việc lên kế hoạch thời gian cho mỗi ngày. Cụ thể với mỗi giờ qua đi, bạn sẽ làm những công việc gì, đâu là việc cần ưu tiên, quan trọng hay khẩn cấp.
Xác định “độ sâu” cho từng hoạt động. Một thuận lợi của lập kế hoạch hàng ngày là bạn có thể xác định bao nhiêu thời gian thực sự bạn cần bỏ ra cho những hoạt động “Shallow Work” đó.
Xác định thời điểm kết thúc công việc. Đây được xem là sự cam kết. Nếu bạn làm việc văn phòng, đặt mục tiêu hoàn thành xong công việc và bước ra khỏi văn phòng lúc 5h30 chiều mỗi ngày. Thời gian còn lại sẽ dành cho nghỉ ngơi và làm những công việc khác bạn yêu thích.
Lọc email. Việc tin rằng tất cả tin nhắn/thư, bất kể người gửi hay mục đích gửi đều xứng đáng nhận được một phản hồi/câu trả lời là suy nghĩ sẽ kéo năng suất làm việc của bạn xuống. Nếu bạn là một freelancer hay một người kinh doanh thường nhận được nhiều email hàng ngày thì lọc email, chính xác là lọc người gửi, sẽ rất có ích. Tổ chức lại inbox sao cho chỉ tập trung vào những email quan trọng vào những thời điểm bạn đã đặt ra và kiểm tra các email khác khi bạn đã hoàn thành xong công việc đã định. Trường hợp nếu liên tục nhận được email từ một người khác thì (1) hãy chắc chắn là bạn đã cung cấp đầy đủ thông tin cho họ để tránh họ phải gửi email thắc mắc nhiều lần và/hoặc (2) giao công việc cụ thể ngay từ ban đầu.
Đừng phản hồi. Giống như Tim Ferris từng viết: “Hãy phát triển thói quen để những thứ tồi tệ, không quan trọng xảy ra. Nếu không thì bạn sẽ chẳng thế nào tìm thấy thời gian cho những thứ quan trọng mà sẽ thay đổi cả cuộc đời bạn”. Sự thật là nếu bạn có trả lời 1 email không quan trọng nhanh đến mức nào đi nữa thì có thể câu trả lời của bạn chưa hẳn đã quan trọng với người gửi. Họ có thể đang tập trung vào một thứ khác. Thế nên, đừng vội vàng.
Hai điều cần nhớ:
Deep Work giúp tạo ra giá trị mới, cải thiện kỹ năng và khó bị sao chép.
Shallow Work không tạo ra nhiều giá trị mới và dễ bị sao chép.
Hiển nhiên, Deep Work không dành cho tất cả mọi người. Nó đòi hỏi sự nỗ lực, làm việc hết mình và những thay đổi mạnh mẽ trong thói quen. Đối với nhiều người, họ cảm thấy thoải mái khi bận rộn với việc trả lời email hay lướt web nhưng để trở thành người có khả năng làm việc sâu, bạn buộc phải bỏ những thứ đó đằng sau. Tuy nhiên, phần thưởng vô cùng xứng đáng.
Hãy tham khảo khóa học Thử thách 30 Ngày Làm chủ Thời gian ở bên dưới để thực hành ngay phương pháp Deep Work này nhé.
PS: Nếu bạn muốn áp dụng triệt để tại doanh nghiệp của mình để nâng cao hiệu suất 300%, hãy đặt lịch hẹn tư vấn 1-1 với tôi.
Donnie
