Khách hàng không hài lòng là vấn đề rất dễ gặp phải của bất kỳ thương hiệu nào. Ngày nay, với sự phát triển của mạng xã hội, một khách hàng tức giận có thể khiến sự nghiệp của bạn tiêu tan trong nháy mắt. Trong bài viết dưới đây sẽ chỉ ra cách khắc phục tình trạng khách hàng không hài lòng.
1. Khiến khách hàng cảm thấy được lắng nghe
Tất cả những lời phàn nàn đều có một điểm chung: điều gì đó đáng lẽ phải xảy ra nhưng cuối cùng đã không thành. Sản phẩm không hoạt động, người sửa chữa không xuất hiện theo lịch hẹn, kỳ vọng không được đáp ứng. Trong bất cứ tình huống nào, khách hàng cũng sẽ đều cảm thấy không thoải mái với sự phiền toái mà họ gặp phải. Khi vấn đề đủ lớn đến mức họ phải tìm đến công ty, họ đang rất thất vọng.
Nếu bạn phản hồi tới khách hàng không hài lòng bằng cách ngay lập tức cố gắng tìm giải pháp, điều này có thể đem đến tác dụng ngược và khiến khách hàng thất vọng hơn. Khách hàng lúc này đang không hài lòng hoặc rất tức giận, dễ bị kích động, do đó điều đầu tiên bạn nên làm là đưa họ vào tình thế dễ thỏa hiệp hơn.
Thông thường, một khách hàng không hài lòng thực sự quan tâm nhiều hơn về cảm giác có được thấu hiểu hay không. Tuy nhiên, nếu bạn ngay lập tức tìm kiếm giải pháp, họ sẽ cảm thấy bạn không dành nhiều thời gian để thực sự lắng nghe vấn đề của họ. Do đó, ngay cả khi vấn đề đó rất thông thường, hãy dành thời gian khiến họ cảm thấy được thấu hiểu. Bạn có thể làm được điều này bằng cách nói những câu như: “Chúng tôi biết là bạn đã cảm thấy rất phiền phức khi phải mang về nhà một sản phẩm mà sau đó bạn nhận ra rằng nó không phù hợp với nhu cầu của bạn”.
Không ai có thể thành thật hơn một khách hàng không hài lòng. Nói chuyện một cách chân thành với họ không những giúp xoa dịu sự bực bội họ đang gặp phải mà còn là một cơ hội tốt để bạn tìm kiếm insight giá trị. Hãy biến dịch vụ khách hàng chủ động trở thành một đầu mục bắt buộc trong việc quản lý. Bất kể đây là công việc của một người/ một nhóm người, họ vẫn phải chịu trách nhiệm về các tin nhắn đều đặn tới khách hàng. Giữ lại các dữ liệu về thứ khách hàng ưa thích, quá trình mua hàng của họ và thông tin cá nhân thu thập được trong các đoạn hội thoại. Sử dụng chúng để các tương tác tương lai mang tính cá nhân hóa nhiều hơn.
2. Đồng cảm
Sau khi lắng nghe vấn đề từ phía khách hàng một cách toàn diện và kĩ càng, đây là lúc bạn tỏ rõ sự đồng cảm của bạn thân với họ. Sự đồng cảm rất quan trọng và phải đến trước lời xin lỗi, nếu không khách hàng sẽ rất dễ cảm thấy họ không được tôn trọng và lời xin lỗi chỉ mang tính chất chiếu lệ. Nếu sản phẩm, dịch vụ vận chuyển hay quy trình thanh toán của bạn gặp vấn đề, hãy tỏ rõ sự đồng cảm với khách hàng. Ngay cả khi bạn cảm thấy người sai là khách hàng, bạn vẫn cần khiến họ cảm thấy được thấu hiểu. Mặc dù không dễ, nhưng đây chính là mấu chốt quyết định bạn có dịch vụ khách hàng hoàn hảo hay không.
3. Đưa khách hàng tới giải pháp
Điều này có thể thực hiện bằng cách đặt ra các câu hỏi. Ví dụ: Chúng tôi có thể làm gì để giúp bạn giải quyết vấn đề? Bạn nghĩ rằng vấn đề nằm ở đâu? Sẽ có những rủi ro nhất định đối với câu hỏi mở như thế này, nhưng phần lớn mọi người chỉ muốn vấn đề của họ và được giải thích mà không cần tới những hành động xa hơn. Tình huống tệ nhất là khi khách hàng đòi hỏi một thứ mà bạn không thể đáp ứng. Trong trường hợp này, bạn có thể nói: “Tôi rất đề cao việc bạn tìm tới tôi để giúp bạn làm việc đó. Tuy nhiên, không may là việc đó nằm ngoài thẩm quyền của tôi. Điều tôi có thể làm là…”. Đừng quên theo sát những lời hứa mà bạn đã nói với khách hàng.
4. Cung cấp biện pháp khả thi
Việc này nhằm giải quyết những vấn đề đã được thảo luận giữa đại diện dịch vụ khách hàng và khách hàng ở bước 3. Hãy chắc chắn là bạn đảm trách được nhiệm vụ giải quyết vấn đề và theo dõi sát khách hàng để họ biết vấn đề của mình đang được giải quyết.
Trong một số tình huống nhất định, các hành động khắc phục cụ thể sẽ được yêu cầu hoặc giải pháp có thể không dễ để tìm ra. Đối với phần lớn mọi người, khi bạn lắng nghe họ, đồng cảm theo đúng cách và bày tỏ sự nỗ lực để sửa chữa, họ sẽ bình tĩnh trở lại và bạn hoàn toàn có thể “hô biến” khách hàng giận dữ trở nên trung thành.
5. Nhất quán cách cư xử giữa quản lý – nhân viên và nhân viên – khách hàng
Nếu bạn là chủ doanh nghiệp, lãnh đạo hay quản lý, hãy nhớ rằng nhân viên của bạn đối xử với khách hàng theo cách mà bạn làm với họ. Tự hỏi bản thân những câu sau:
Bạn có chào nhân viên của mình mỗi ngày ?Bạn có lịch sự khi giải quyết vấn đề với họ? Bạn có nỗ lực hết sức để đáp ứng nhu cầu của họ? Bạn có thực sự lắng nghe họ nói? Dịch vụ khách hàng phản ánh tư duy quản lý của lãnh đạo lên nhân viên, do đó hãy tuân thủ theo nguyên tắc vàng: đối xử với nhân viên theo cách bạn muốn được nhận và luôn ý thức được rằng, tác động của cách đối xử ấy sẽ luôn có ở xung quanh bạn. Quy tắc, quy trình hay chính sách được ban hành qua các kênh phải giống nhau. Nếu bạn thay đổi một điều, những yếu tố khác cũng cần thay đổi nhằm đảm bảo rằng khách hàng có thể tin tưởng vào dịch vụ đồng nhất.
Hãng pizza Domino’s đã từng bị đem ra chế giễu bởi nhiều khách hàng phàn nàn rằng chiếc pizza của họ có vị không khác gì bìa các tông. Công ty này cùng với nhà hàng Chuck E. Cheese xếp bét bảng trong khảo sát về khẩu vị ưa thích của khách hàng thực hiện bởi Brand Keys năm 2009.
Domino’s đã lắng nghe các khách hàng không hài lòng và phản hồi bằng cách thay đổi công thức. Họ khuyến khích người tiêu dùng cũng như các blogger chuyên về ẩm thực thử các vị pizza mới và để lại đánh giá thông qua mạng xã hội. Hành động minh bạch, sẵn sàng chấp nhận chỉ trích và sửa đổi này đã khiến cho mọi người có cái nhìn thiện chí hơn với Domino’s. CEO của Domino’s Patrick Doyle đã nhấn mạnh trong một văn bản chính thức rằng họ lắng nghe những lời phê bình: “Bạn có thể lựa chọn suy sụp tinh thần bằng những bình luận tiêu cực hoặc sử dụng nó để khiến bạn cảm thấy hứng thú bắt tay vào làm một chiếc pizza ngon hơn. Chúng tôi chọn cách thứ hai”.
Lắng nghe khách hàng không hài lòng và cải tiến từng ngày. Thay vì “xuống dốc” bởi những lời chỉ trích, Domino’s chọn cách thu nhận phản hồi khách hàng và cải tiến từng ngày
Ở đây, Domino’s lắng nghe khách hàng và cũng chính khách hàng là người quyết định vị pizza mới của họ có được tung ra thị trường hay không. Domino’s đã đúng khi khéo léo làm thỏa mãn khách hàng không hài lòng, khiến họ cảm thấy quan trọng như là một phần không thể thiếu của thương hiệu.
Nguồn: Kissmetrics, Entrepreneur
